Votre patient part quelques jours, à l'hôpital ou en vacances ? Déclarez son absence : Swily annule ses visites planifiées sur la période, puis les remet à faire à son retour, même s'il revient plus tôt que prévu.
① Déclarer l'absence
Sur mobile, ouvrez la fiche du patient, onglet Facturation, puis touchez Déclarer une absence. Sur ordinateur, ouvrez la fiche du patient, cliquez sur le menu ⋮ en haut à droite, puis sur Déclarer une absence.
Indiquez le Motif, en le saisissant ou en choisissant Hospitalisation, Vacances, Séjour en famille ou Rééducation / SSR.
Renseignez le Début de l'absence et le Retour prévu. Si vous ne connaissez pas la date, cochez Date de retour inconnue.
Vérifiez le nombre de visites qui seront annulées, puis validez avec Déclarer l'absence.
② Ce qui change pour les visites
Les visites planifiées sur la période passent en Annulé, avec le motif de l'absence. Les visites déjà effectuées ne bougent pas.
Une bannière rappelle l'absence en haut de la fiche du patient et de ses visites, par exemple « Absent jusqu'au 4 nov. ».
③ Reprendre les soins, même plus tôt que prévu
Votre patient revient avant la date prévue ? Touchez Déclarer le retour sur la bannière, indiquez la date et l'heure, puis validez avec Déclarer le retour. Les visites annulées à partir du retour redeviennent à faire.
Si le patient revient à la date prévue, vous n'avez rien à faire : l'absence se termine seule et les visites suivantes restent à faire.
④ Modifier ou supprimer une absence
Toutes les absences du patient se trouvent dans le Registre des absences. Ouvrez-le depuis le menu ⋮ de la fiche patient. Chaque absence y apparaît avec sa période et son état : En cours, À venir ou Terminée.
Modifier : changez le motif ou les dates.
Supprimer : les visites annulées par cette absence redeviennent à faire.
⑤ Valider ou déplacer une visite pendant une absence
Le patient était finalement là ? Vous pouvez changer le statut d'une visite tombant pendant l'absence. Swily vous demande de confirmer, puis applique le statut, avec Marquer effectuée par exemple.
Une visite tombant pendant l'absence ne peut pas être déplacée. Swily affiche Visite pendant une absence. Choisissez Gérer l'absence, puis déclarez le retour ou modifiez l'absence avant de déplacer la visite.
Bon à savoir
Une visite que vous aviez déjà annulée sur la période redevient, elle aussi, à faire au retour. Swily vous le signale au moment de déclarer l'absence.
Un patient ne peut pas avoir deux absences sur la même période. Modifiez plutôt celle qui existe.
Si vous déplacez une visite vers un créneau situé pendant une absence, Swily vous prévient qu'elle sera annulée.
L'absence suspend les visites. Pour mettre fin aux soins, utilisez Arrêter les soins.
Pour aller plus loin : Comment arrêter les soins sans supprimer les factures existantes ?