Vos visites passent par 4 états dans Swily, dans cet ordre. Chacun a un sens précis et une action attendue de vous. Une fois compris, vous ne vous tromperez plus jamais.
Vue d'ensemble du parcours
Visite créée ↓1. Cotation à faire → Vous renseignez la cotation NGAP ↓2. À sécuriser → Vous lisez la Vitale et "sécurisez" ↓3. À vérifier → Swily contrôle les données avant envoi ↓4. À facturer → Prête à être télétransmise à la CPAM ↓Télétransmise → Payée
État 1 — Cotation à faire (badge orange)
La visite est créée mais la cotation NGAP n'est pas encore renseignée. Ce que vous voyez à l'écran :
Dans votre tournée :
Dans vos visites :
Ce que vous devez faire : ouvrir la visite, vérifier les actes, valider la cotation proposée par Swily (ou la corriger).
État 2 — À sécuriser (badge orange dans Factures)
La cotation est OK, mais la facture n'a pas encore été "sécurisée" : c'est-à-dire signée électroniquement avec votre carte CPS.
Ce que vous devez faire :
1. Allez dans Factures → onglet À sécuriser.
2. Sélectionnez les factures (1 à 1 ou en masse)
3. Cliquez sur Sécuriser en masse (ou Sécuriser sur 1 facture)
4. Lecture de la carte CPS → factures sécurisées
État 3 — À vérifier (badge rouge)
Swily a détecté un problème sur la facture : par exemple un cumul d'actes interdit, une cotation aberrante, une couverture AMC absente.
Ce que vous devez faire : ouvrez la facture, lisez l'alerte, corrigez (ou ignorez si vous savez ce que vous faites).
État 4 — À facturer (vert)
Tout est OK. La facture part en télétransmission au prochain envoi automatique (toutes les nuits par défaut) ou manuellement.
Tableau de bord rapide
Dans Factures, en haut, vous voyez en permanence : - N factures (total) - N à sécuriser (action de votre part) - N à vérifier (correction)
Objectif : à la fin de chaque semaine, ces 3 chiffres doivent être proches de 0.
Bon à savoir
Une facture peut redescendre d'un état (ex : si vous modifiez une cotation après sécurisation, la facture repasse en "À sécuriser").
Vous pouvez sécuriser plusieurs factures d'un coup : grosse économie de temps en fin de semaine.
La télétransmission ne peut pas démarrer tant qu'il reste des factures "À vérifier".
Erreurs fréquentes
Erreur | Cause | Solution |
"Sécuriser en masse" grisé | Aucune facture sélectionnée | Cocher les factures à sécuriser |
Une facture reste "À vérifier" | Cumul d'actes ou couverture manquante | Ouvrir l'alerte et corriger |
50 factures "à sécuriser" depuis 1 semaine | Routine non installée | Bloquer 10 minutes le vendredi |